Z digitalizace veřejné správy se stal pojem, který pravidelně slýcháváme z úst nejvyšších představitelů státu, z televize, je častým předmětem předvolebních slibů anebo dlouhodobých cílů. O co se ale skutečně jedná?
V trojdílném miniseriálu, který dnes otevíráme, si upřesníme pojmy, které se často zaměňují anebo jsou užívány jako synonyma.
Digitalizace je využití digitálních dat a jejich další zpracování. Elektronizace je pak využití digitálních technologií k zvyšování efektivity vnitřních procesů. Správný termín pro to, co mnozí obyčejně nazývají digitalizací, je „digitální transformace“.
Centrální digitalizace či elektronizace (registry, databáze, portál občana, sdílení dat, BankID) je jenom jeden díl skládačky, která nemůže fungovat bez druhé strany – tedy komplexní digitální transformace municipalit a jejich organizací. Kolik nových zastupitelů je ale schopno uvažovat o tom, že v roce 2026 budou mít všechny jejich příspěvkové organizace zákonnou povinnost umožnit každému komunikovat s nimi výhradně elektronicky? Přitom žádná agenda není v tomto volebním období aktuálnější! Efektivní veřejná správa, efektivní a funkční samospráva, to jsou elementární předpoklady pro fungující společnost a její rozvoj.
V žádné jiné oblasti řízení municipalit se nesetkávám tak často s odpovědí „nějak se to udělá“, případně „to nejde“. Pohříchu se nejedná jen o lidi staršího věku, ale narážím také na relativně mladé starosty, kteří Vám bez uzardění řeknou, že „co není kanál, veřejné osvětlení nebo dětské hřiště“, to je nezajímá.
Elektronická spisová služba a digitální transformace ve veřejné správě – krok k efektivnějšímu a bezpečnějšímu fungování municipality a příspěvkových organizací
Digitální transformace obce (úřadu) a příspěvkových organizací totiž nejde úplně snadno prodat běžnému voliči. Přitom nic neuvolní ruce ředitelům škol, školek, sociálních, kulturních či sportovních zařízení, jako digitalizace ekonomických procesů. Jednoduché a opakující se věci má dělat „stroj“. Ředitelé a ekonomové se pak mohou lépe věnovat věcem složitějším a především občanu-klientovi.
Současné funkční období rozhodne, zda se obce, kraje a jejich příspěvkové organizace stanou životaschopnými v nové době. V České republice je přes 6200 obcí a 14 krajů, které zřizují přes 10 tisíc příspěvkových organizací. Je to opravdu vysoké číslo a není v silách centrálních úřadů zvládnout plnou elektronizaci jejich vnitřních procesů „shora“.
Proto považuji za přelomový den 1. červen 2021, kdy byl sněmovnou schválen zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů veřejné moci, známý také jako DEPO. Stanovil totiž pevné termíny, které jsou pro orgány veřejné moci závazné. Zákon má postupnou účinnost, některé jeho důležité části se projeví až v průběhu let. Všechny orgány veřejné moci ale budou muset nejpozději k 31. prosinci 2025 přejít na elektronický způsob vedení spisové služby se všemi zákonnými náležitostmi. Školy čeká stejná povinnost o rok později.
Minimální potřeba každé organizace je mít systém elektronické spisové služby, systém pro elektronický oběh dokladů – finanční řízení instituce – a účetnictví. Jde nejenom o vlastní digitální transformaci, ale také o ochranu veřejných prostředků, což je možná vůbec nejzásadnější podmínka fungování veřejné korporace, tedy municipality a jejich organizací.
Elektronická spisová služba slouží ke sledování oběhu dokumentů v organizaci. Uživatel tak může sledovat životní cyklus každého dokumentu v plné délce – od příchodu do organizace přes zpracování až po jeho skartaci či archivaci. Výhodu elektronické spisové služby lze vidět hlavně v pohodlné správě datové schránky, v možnosti elektronického skartačního řízení, elektronického podpisu nebo integrace dalších systémů a lepšímu zabezpečení citlivých údajů zaměstnanců a žáků.
Zatímco spisová služba je jakýmsi tělem digitální transformace, hlavou celého procesu je tzv. workflow, tedy elektronický oběh dokladů a finanční řízení organizace jako celku. Tyto procesy popisuje zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole a jeho prováděcí vyhláška. Právě v této oblasti budou změny pro většinu organizací největší.
Digitální transformace jako řešení rizik
Není v lidských silách dosáhnout naplnění všech zákonných požadavků v současné, tedy zpravidla papírové podobě výkonu řídící kontroly (finančního řízení). Každý starosta, ředitel úřadu či příspěvkové organizace má také zákonnou roli vedoucího orgánu veřejné správy. Jaká jsou největší rizika, které vyplývají ze skutečnosti, že tyto procesy neprobíhají elektronicky – tedy bezpapírově?
- Nesprávné nebo nejasně nastavené pravomoci a odpovědnosti osob při nakládání s veřejnými prostředky.
- Přijímání rozhodnutí na základě neúplných podkladů, nedostatečná kontrola podkladů a zejména formální schvalování.
- Neprůkazná auditní stopa v papírové formě.
- Jednorázové a neúčinné kontroly správnosti rozhodování a slabé kontrolní mechanismy.
- Kontroly prováděné „jednou za čas“ a na malém vzorku dokladů.
- Většina kontrol nenalezne žádná pochybení . . .
Všechna tato významná rizika eliminuje správné nastavení tzv. vnitřního řídícího a kontrolního systému, zafixované v elektronickém nástroji. Všechny veřejné organizace čeká důsledná a kompletní elektronizace těchto procesů. Je nesmyslné, aby do elektronické spisové služby přišel zvenku elektronický doklad, ten se následně vytiskne, opatří košilkou, podepíše a na konci zase elektronicky zavede do účetnictví. Cílem digitální transformace je, aby byl elektronizován celý proces od počátku až po zaúčtování. Jen tak lze dosáhnout minimalizace rizik při nakládání s veřejnými prostředky, a tak zajistit hlavě organizace (starosta, ředitel, ministr) klidné spaní, že v celém procesu nedochází k porušování zákona. V papírové podobě je to nemožné.
Nedostatečné finanční řízení ve veřejné správě a jeho dopad: Příklad z Kroměřížska
Jak může nesprávné nastavení vnitřní kontroly dopadnout, ukazuje příklad z roku 2019, kdy si dva bratři z Kroměřížska založili firmu sdružující školská zařízení a vytvořili nefunkční webové stránky, na kterých nabízeli různé slevy a výhody školám. Ty však nikdy neposkytovali. Náhodně vybraným školám v rámci celé republiky pak rozesílali e-maily s fakturami na částku 1890 korun jako členský poplatek, a to i přesto, že si školská zařízení žádné takové služby neobjednala, ani je nevyžadovala. Z oslovených 194 škol jich 154 zaplatilo.
V případě, že by finanční řízení těchto příspěvkových organizací probíhalo elektronicky, nikdy by k tomu nemohlo dojít, protože elektronický nástroj by odhalil, že se jedná o službu, která nebyla objednaná. Jedná se z dnešního pohledu možná o malicherný případ, ale přesně dokresluje, jak nedostatečné je finanční řízení orgánů veřejné správy jen tak „na papíře“ a pro formu.
Poslední částí základní digitální transformace je elektronické účetnictví. Zde je elektronizace zdánlivě nejdál, ale ne všechny účetní systémy, které veřejné organizace využívají, naplňují potřeby digitální transformace jako celku. Například část příspěvkových organizací výkon účetnictví outsourcuje. Zajímavý model, který rovněž v ČR funguje, je speciální příspěvková organizace, která dělá servis ostatním. Vykonává za ně některé činnosti a účetnictví může být jedna z nich.
Elektronizované účetnictví – výhody a výzvy digitální transformace účetnictví
Před třiceti lety strávili účetní velkou část dne ručně prováděnými výpočty. Dnes už samozřejmě ovládají funkce tabulkového procesoru a kliknutím myši aktualizují či změní výpočty, přičemž kdysi by jim to, jen s pomocí papíru a tužky, trvalo dny. V důsledku změn, souvisejících s rozvojem informačních technologií, se výrazně zvyšují nároky na kvalifikaci účetních. Vývoj technologií stále mění způsoby, jakými účetní dělají svou práci. Postup umělé inteligence v této oblasti zajistí, že naprostou většinu opakujících se operací zvládne místo nich vykonat a zaúčtovat sama aplikace.
Pod pojmem elektronizované účetnictví si představme proces, kdy se nejdříve převedou veškeré účetní doklady do elektronické podoby a následně se s nimi automatizovaně pracuje: doklady se rychleji schvalují, zaúčtují a také archivují pomocí zvoleného systému. Díky digitálnímu účetnictví máme okamžitý přístup k výstupům účetnictví a lepší kontrolu nad procesem zpracování dokladů. Pro snadnější představu rád používám termín „bezpapírové účetnictví“. Jaké jsou jeho výhody?
- Zajištění shody s právními předpisy a vnitřními předpisy
- Zajištění kvalitních ekonomických informací
- Snížení administrativní zátěže
- Všechny činnosti jsou řízeny předdefinovanými pracovními postupy
- Zapojení automatizovaných aktivních kontrol
- Možnost pracovat vzdálenou formou (kdykoliv a odkudkoliv)
- Zajištění zastupitelnosti pracovníků
- Využití širokého spektra ICT prostředků (počítač, notebook, tablet, mobilní telefon)
- Automatické vytváření digitálních záznamů o všech finančních a majetkových operacích a provedených kontrolách (auditní stopa)
- Využití důvěryhodné umělé inteligence pro automatizaci a kontrolu
- Snížení materiálových nákladů a ochrana životního prostředí
Zvládnutí celého procesu digitální transformace, tedy jeho všech tří základních složek, není snadná záležitost a vyžádá si opravdovou změnu myšlení. Představa některých politiků a novinářů, že „to dáme ajťákům“ a oni si poradí, je cestou do pekel. Druhý pokus nikdo mít nebude.